Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang [REKOMENDED]

Apa itu surat jalan? Dalam hal surat menyurat, surat jalan pengiriman barang memang hanya digunakan oleh instansi tertentu, sehingga jarang diketahui oleh kebanyakan orang.

Nah, secara umum, surat pemberitahuan pengiriman barang atau yang disebut juga dalam istilah lain Delivery Order (DO).

Merupakan surat yang ditunjukkan dari penjual kepada pembeli, dimana isinya adalah menerangkan mengenai barang yang telah dikirimkan supaya pembeli dapat mengetahuinya. 

Selain itu, dalam hal ini surat pemberitahuan pengiriman barang sendiri akan datang terlebih dahulu ketimbang barang yang akan dikirimkan.

Hal ini tentunya agar orang yang ditunjuk bisa mempersiapkan tempat ataupun gudang yang digunakan untuk menampung barang yang akan datang.

Di samping hal tersebut, perlu Anda ketahui, bahwa dalam dunia ekspedisi, contoh surat jalan pengiriman barang sendiri memiliki banyak fungsi dari berbagai detail yang sudah diisi serta disepakati antara tiga pihak.

Dimana surat tersebut dikeluarkan oleh perusahaan atau pemilik jasa ekspedisi kepada pihak pengirim, yang ditujukan pada pihak penerima barang.

Hal tersebut tujuannya adalah guna memvalidasi detail barang yang terkirim dan memvalidasi isi dari kendaraan yang digunakan untuk mengirim.

Pengiriman Barang

Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang

Lalu apa sebenarnya fungsi dari surat jalan pengiriman barang? Mungkin banyak orang yang berpikir bahwa surat pengiriman barang tak begitu penting.

Padahal jika dilihat lebih dalam, surat ini sangat penting bagi jasa ekspedisi pengiriman barang. Adapun fungsi dari surat jalan adalah:

  1. Menjadi bukti bahwa pihak pengirim barang telah menyepakati harga, tujuan, keterangan,  serta berbagai detail yang diperlukan.
  2. Sebagai fungsi guna membuktikan pada pihak penerima, bahwa telah menerima barang dari pihak pengirim, yang disertai dengan tanda tangan dalam surat jalan.
  3. Membuktikan pada pihak asuransi pengiriman barang, jika barang tersebut memang benar-benar menjadi pemilik pengirim, sehingga bila terjadi hal yang tak diinginkan seperti kerusakan atau kehilangan, maka bisa melakukan klaim sewaktu-waktu.
  4. Sebagai keterangan resmi dari pihak ekspedisi pengiriman barang ke pihak penerima.

Cara Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang

Lalu bagaimana cara kerja surat jalan? Adapun untuk langkah kerja pengiriman barang sendiri, yakni dengan cara: 

  • Lembar pertama diserahkan pada pihak pengirim, yakni sebagai bukti jika transaksi sudah dilaksanakan.
  • Kemudian lembar kedua, diserahkan pada pihak penerima atau pembeli sebagai konfirmasi jika barang sudah diterima melalui pengirim.
  • Lembar ketiga bisa disimpan oleh perusahaan ekspedisi barang yang digunakan sebagai arsip pribadi.

Format / Isi Surat Jalan Pengiriman Barang

Selanjutnya bagaimana dengan isi dari surat jalan pengiriman barang? Contoh surat jalan pengiriman barang yang baik dan benar sendiri, tentu menggunakan standar format tertentu.

Hal tersebut mengingat bahwa surat jalan sangat penting sebagai bukti telah dilakukannya pengiriman barang.

Berkaitan dengan hal tersebut, layout, nomor surat jalan, desain tata letak nomor order, ataupun tata letak lainnya sebenarnya masing-masing ekspedisi memiliki perbedaan. Namun untuk formatnya hampir sama satu sama lain.

Nah, agar dalam penulisan contoh surat jalan pengiriman barang  tidak mengalami kesalahan, maka Anda harus benar-benar memperhatikan setiap detail isi dari surat.

Jangan sampai Anda melakukan kesalahan dalam pengisian agar pengiriman bisa dilakukan dengan mudah.

Pengiriman Barang

Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam menulis surat jalan pengiriman barang, maka berikut ini hal-hal yang perlu Anda perhatikan:

1. Nomor Order Barang

Mengapa ini sangat diperlukan? Hal ini agar menunjukkan jenis surat apa yang dikirim, serta menjadi peringatan berapa surat yang telah Anda keluarkan. Selain itu, nomor order juga bisa digunakan agar mengecek sudah sejauh mana barang dikirim.

2. Nama Barang yang Akan Dikirimkan

Hal ini tentunya yang menjadi pokok utama untuk ditulis. Sebab untuk mengecek bahwa barang yang dipesan atau dibeli sesuai dengan pesanan konsumen.

3. Jumlah Barang

Untuk memvalidasi barang yang dipesan dan yang dikirim, tentu selain menyertakan nama barang juga harus menyertakan berapa jumlah barang yang akan dikirim. Hal ini juga agar menjadi persiapan agar konsumen bisa menyiapkan tempat peletakan.

4. Kondisi Barang

Pernyataan kondisi barang juga perlu disematkan dalam surat. Hal ini bertujuan agar meyakinkan bahwa sebelum barang dikirim, pihak yang mengirim telah benar-benar mengecek barang dalam kondisi yang masih baik.

Sehingga jika barang nantinya rusak atau hilang, itu sudah menjadi tanggung jawab pengirim atau jasa ekspedisi.

5. Cara Pengepakan Barang

Mengapa cara pengepakan barang perlu ditulis dalam surat jalan pengiriman barang? Tentunya hal ini agar konsumen mengecek bahwa pengemasan barang yang diterima, sama dengan ketentuan perusahaan yang mengirim atas dasar kesepakatan awal.

6. Alat Angkut Barang yang Digunakan Untuk Mengirim

Pengiriman barang tentunya dilakukan dengan menggunakan kendaraan. Nah, jenis kendaraan yang digunakan tentunya perlu disebutkan agar konsumen mempercayai baik pihak yang mengirim ataupun pengirim, bahwa barang dikirim dengan keadaan yang aman.

7. Dokumen yang Dilampirkan Bersama Surat Jalan

Dalam contoh surat jalan pengiriman barang  tak jarang juga ada lampiran. Nah, lampiran tersebut diserahkan bersamaan dengan surat jalan.  Adapun lampiran yang biasanya ada di dalam surat jalan, yakni:

  • Faktur
  • Surat muatan barang, yang biasanya berupa  surat jalan jika diangkut menggunakan jalur darat, bill of lading (B/L) jika diangkat menggunakan kapal laut, serta airway bill (AWB), jika barang diangkut melalui jalur pesawat
  • Jika telah dilakukan pembayaran atau bisa juga uang muka, maka sertakan pula kuitansi.

8. Pemberitahuan Tanggal Barang Sampai di Tempat

Tak lupa juga menyebutkan kapan barang akan sampai di tempat. Hal ini juga menjadi pertimbangan agar penerima bisa mempersiapkan diri untuk menerima.

9. Tanda Tangan Penerima, Pengirim Serta Pihak Ekspedisi

Ketika membuat contoh surat jalan pengiriman barang, jangan lupa untuk membubuhkan 3 tanda penerima, yakni pihak penerima, pengirim serta pihak ekspedisi.

Hal ini digunakan sebagai validasi bahwa barang tersebut telah diserahkan dari pihak ekspedisi ke pihak pengirim, dan dari pihak pengirim telah diterima oleh pihak ekspedisi.

Pengiriman Barang

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa contoh surat jalan pengiriman barang:

Sinergi Utama

Jl. Bawang Putih No. 19 Bandung

Tlp. 9866469

Surat Jalan Pengiriman Barang

Nomor : 656/KLI/X/2019

Perihal : Pengiriman Barang

Kepada Yth.

Manager PT. Alam Sentosa

di Jl. Tenggarong No. 17, Bandung

Dengan hormat, 

Bersama dengan surat ini, kami sampaikan akan mengirimkan barang yang saudara pesan. Adapun rincian barang yang akan dikirim sebagai berikut:

No Nama Barang Jumlah Satuan
1 Mesin Cuci 20 Buah
2 Lemari Es 29 Buah
3 TV LED 10 Buah

 

Untuk itu, kami mohon agar Anda memeriksa kembali keadaan barang dan diterima. Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Barang telah diterima pada tanggal 10 Agustus 2019

Hormat kami,

Manager Marketing PT Sinergi Utama Sopir

 

Anjasmara Rosidin

 

Penerima

 

Alam Sentosa

Dalam penulisan contoh surat jalan pengiriman barang sebenarnya yang terpenting adalah menuliskan secara jelas pihak yang mengirim, pengirim, dan pihak penerima. Selain itu, dalam isi surat juga harus dijelaskan mengenai keterangan barang.

BACA JUGA:

Leave a Reply