Apalah artinya pengetahuan membludak tanpa kemampuan mengolahnya.Sebenarnya ilmu cara membangun Intranet bisa didapat di dunia maya. Bagaimana kiatnya?

Salah satu hal yang paling sukar dalam mengelola operasi sebuah institusi atau kantor adalah mengelola pengetahuan yang dibutuhkan dalam menjalankan fungsi kantor tersebut agar tetap kompetitif. Objektif dalam membangun knowledge management (KM) berbeda sama sekali dengan membangun Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) lebih ditujukan untuk membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien dan transparan termasuk memudahkan proses audit. Software open source yang dapat digunakan untuk SIM jenis ini yang termasuk baik adalah Compiere yang dapat di ambil di www.sourceforge.net secara gratis. Compiere berbasis Java dan beroperasi menggunakan database Oracle. Oracle untuk sekala kecil dapat pula di ambil gratis di situs oracle.com.

Salah seorang ahli Compiere di Indonesia adalah kelompok Java User Group yang di pimpin oleh Frans Thamura yang dapat di monitor diskusinya di jug-indonesia@yahoogroups.com.

Berbeda dengan SIM yang lebih mengarahkan pada effisiensi, pembangunan KM lebih di arahkan agar pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat di kelola dengan baik agar personil di perusahaan tetap kompetitif dan dapat mendukung perusahaan tersebut agar tetap dapat berkompetisi dalam melayani pelanggan anda.

Bayangkan sebuah skenario yang sering terjadi, umumnya pengetahuan atau keahlian yang dibutuhkan dalam perusahaan berada pada para teknisi atau engineer yang melakukan pekerjaan sehari-hari melayani pelanggannya. Proses update pengetahuan dari teknisi baru sering kali dilakukan melalui berbagai proses training, workshop dan sebagainya. Yang menjadi masalah, semua pengetahuan dan pengalaman yang ada akhir tetap terpendam bersama si teknisi atau engineer tersebut. Pengetahuan jenis ini adalah pengetahuan jenis tacit knowledge yang ada di dalam otak si teknisi.

Tentunya akan lebih mudah jika semua pengetahuan yang ada di kepala teknisi tersebut telah tertulis dalam bentuk manual atau how to. Yang perlu dilakukan adalah menyusun manual atau how to menurut kategori yang dapat kita tentukan. Kategori-kategori tersebut biasanya dapat di pelajari melalui ilmu kepustakaan.

Software yang dapat membantu proses manajemen dokumen yang mengarah kepada knowledge management dapat di ambil dari www.sourceforge.net secara gratis. Beberapa software management dokumen dan manajemen pengetahuan tersebut adalah knowledgeTree, Owl dan greenstone. Diantara ketiganya yang paling kompleks barangkali greenstone yang merupakan software digital library. Sementara yang saya lihat lumayan bagus atau relatif sederhana adalah knowledgeTree.

Forum Diskusi

Software knowledge management ini umumnya dapat di akses menggunakan Web. Sementara KnowledgeTree hanya membutuhkan sebuah Web server biasa yang dilengkapi kemampuan PHP dan database server di belakangnya. Kita biasanya menggunakan database server MySQL. Semua hal tersebut dapat di peroleh juga anda menginstalasi Linux sebagai sistem operasi server anda.

Yang menjadi masalah besar adalah menangkap tacit knowledge yang ada di kepala para teknisi maupun engineer atau para pakar yang bekerja di perusahaan / corporate. Biasanya para teknisi atau engineer tersebut sudah sangat sibuk untuk dapat meluangkan waktunya menulis buku mengenai teknik-teknik yang dia kuasai. Teknik transfer pengetahuan tacit yang paling sederhana adalah menggunakan cara “ngobrol” atau diskusi. Masalahnya jika “ngobrol” tersebut di lakukan secara konvensional di kantin atau di ruang rapat, kemungkinan ilmu yang di obrolkan akan hilang begitu saja dan kita harus sering mengadakan forum-forum ngobrol ini.

Cara yang paling sederhana untuk mengatasi masalah hilangnya pengetahuan hasil ngobrol tersebut adalah memberikan sebuah forum diskusi yang terasip yang dapat diakses di kemudian hari. Contoh forum diskusi online yang paling sederhana adalah mailing list, bagi anda yang kesulitan untuk membangun sendiri server mailing list tentunya dapat saja menggunakan jasa gratisan dari http://groups.yahoo.com.

Analisa

Bagi anda yang rela untuk bersusah payah sedikit sebenarnya membuat mailing list server tidak terlalu sukar. Software mailing list yang bagus dan biasanya ada di distribusi Linux Fedora Core 5 adalah mailman. Dengan menggunakan mailman, maka mail server yang kita gunakan dapat dengan mudah mengakomodasi jasa mailing list dan mengarsip semua diskusinya untuk kemudian hari digunakan dalam proses analisa dan sintesa yang diperlukan untuk menulis pengetahuan menjadi sebuah dokumen manual atau how to.

Mailman digunakan pada awal operasional mailing list server groups.or.id. Saat ini mailing list server groups.or.id mengunakan software ezmlm yang lebih baik lagi tapi lebih kompleks cara instalasinya.

Mudah-mudahan dengan sedikit pengetahuan ini kita dapat mengarahkan dengan baik pembangunan infrastruktur manajemen pengetahuan yang ada di perusahaan supaya tetap dapat menjaga tingkat kompetitif perusahaan tersebut.

Kredit foto: www.perspektifbaru.com